--- title: "Personaldokumente digital ablegen und verwalten" url: "https://www.gemploy.com/de/features/documents" description: "Verträge, Gehaltsabrechnungen und Bewerbungsunterlagen liegen direkt in Gemploy. In individualisierbaren Ordnerstrukturen." language: de --- # Jedes Dokument dort, wo es hingehört. Verträge, Gehaltsabrechnungen und Bewerbungsunterlagen liegen direkt in Gemploy. In individualisierbaren Ordnerstrukturen. [Demo anfragen](https://www.gemploy.com/de/contact)[Preise ansehen](https://www.gemploy.com/de/pricing) app.gemploy.com / Dokumente ![Eigene Ordnerstruktur mit Dokumentversionen](https://www.gemploy.com/_astro/3152bf897c18c16b._SQeCfIn_1rGDP7.png) ![Eigene Ordnerstruktur mit Dokumentversionen](https://www.gemploy.com/_astro/21794d7b8b1742e0.DiuHO5DT_2sloKk.png) Ordnerstruktur ## Ordnerstruktur selbst organisieren. Alle Dokumente sind von Anfang an organisiert. Legen Sie Ordner und Unterordner so an, wie es zu Ihrem Team passt. - Jeder Ordner hat eine eigene Beschreibung - An Ihr Unternehmen angepasst app.gemploy.com / Dokumente ![Ordnereinstellungen mit Aufbewahrungsregeln](https://www.gemploy.com/_astro/d2f163558a8337ce.BrqXAmmH_27x6jF.png) ![Ordnereinstellungen mit Aufbewahrungsregeln](https://www.gemploy.com/_astro/175623ac411e5f88.DdwvGjnY_ZBrBuU.png) Aufbewahrung ## Aufbewahrungsregeln, einmal festgelegt und automatisch eingehalten. Legen Sie für jeden Ordner fest, ob Dokumente dauerhaft oder temporär aufbewahrt werden. - Automatische Löschung, wenn gewünscht - Manuelle Löschung, wenn nötig app.gemploy.com / Dokumente ![Zugriffsrechte pro Dokumentenordner: kein Zugriff, ansehen, hochladen oder löschen](https://www.gemploy.com/_astro/bcdecf01f11f67bc.BzSsxj1D_yxe00.png) ![Zugriffsrechte pro Dokumentenordner: kein Zugriff, ansehen, hochladen oder löschen](https://www.gemploy.com/_astro/a989d63c3733c019.CV9VKAWz_ajFCt.png) Zugriffsrechte ## Legen Sie genau fest, wer welchen Ordner sehen darf. Mitarbeitende sehen automatisch ihre eigenen Dokumente. Gelöschte Dateien landen im Papierkorb. - Zugriff wird pro Ordner vergeben - Gelöschte Dateien lassen sich wiederherstellen, nichts ist endgültig verloren app.gemploy.com / Dokumente ![Lohnabrechnungsdatei in einzelne Entgeltabrechnungen aufgeteilt und Mitarbeitenden zugeordnet](https://www.gemploy.com/_astro/53d93df1c748990d.Cs7sn1vL_Z20RNg4.png) ![Lohnabrechnungsdatei in einzelne Entgeltabrechnungen aufgeteilt und Mitarbeitenden zugeordnet](https://www.gemploy.com/_astro/f2728091e3fa32ed.B3NWNxYv_Z27xpq0.png) Dokumententrennung ## Ein Upload, und jedes Dokument landet im richtigen Ordner. Laden Sie eine Datei mit den Unterlagen mehrerer Mitarbeitender hoch, etwa einen kompletten Lohnabrechnungslauf. Gemploy erkennt, welche Seiten zu wem gehören, trennt die Datei und legt jedes Dokument im richtigen Ordner ab. - Vorgeschlagene Zuordnungen prüfen, dann bestätigen - Kein manuelles Trennen oder Umbenennen 1 Minute Upload bis Ablage In der Praxis Aus der Lohnabrechnung kommt eine lange Datei für das ganze Team. Statt sie von Hand zu trennen und umzubenennen, prüfen Sie die Zuordnungen einmal und bestätigen sie. Jede Gehaltsabrechnung landet im Ordner der entsprechenden Person. Stammdaten ## Verbindet sich direkt mit Stammdaten. Jedes Dokument liegt direkt neben dem Arbeitsvertrag und allem anderen in den Stammdaten. [Stammdaten ansehen →](https://www.gemploy.com/de/features/records) ## Häufige Fragen Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abläuft? Es wird standardmäßig zur Prüfung markiert, gelöscht wird nichts ohne eine Entscheidung. Für einzelne Ordner lässt sich die automatische Löschung aktivieren. Wer kann die Dokumente der Mitarbeitenden sehen? Zugriff wird pro Ordner vergeben. Mitarbeitende sehen ihre eigenen standardmäßig, alle anderen benötigen eine ausdrückliche Freigabe. Werden Dokumente sicher gespeichert? Ja. Dokumente werden individuell verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden. Was ist, wenn eine Sammeldatei Dokumente mehrerer Personen enthält? Laden Sie sie als eine Datei hoch. Gemploy ordnet die Seiten den richtigen Mitarbeitenden zu und zeigt Ihnen, wo jedes Dokument abgelegt wird. Abgelegt wird erst, wenn Sie bestätigen. ## Dokumente in Aktion. Eine kurze Demo zeigt Ordner, Aufbewahrung und Zugriffsrechte anhand Ihrer eigenen Daten. [Demo anfragen](https://www.gemploy.com/de/contact)