Reicht Excel noch als Zeiterfassung?

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, steht Personalsoftware selten ganz oben auf der Prioritätenliste, schon gar nicht im knappen Budget der ersten Monate. Deshalb erfassen viele kleine Unternehmen Arbeitszeiten und Urlaub ihrer Mitarbeitenden in der einfachsten und günstigsten Lösung, die es gibt: Excel.

Warum fast jedes Unternehmen bei Excel landet

Office-Programme sind auf den meisten Arbeitslaptops vorinstalliert. Es gibt nichts Zusätzliches zu kaufen und nichts einzurichten. Niemand muss ein weiteres Konto anlegen, und die meisten Menschen kennen sich zumindest grundlegend damit aus.

Excel ist flexibel, für einfache Aufgaben leicht zu bedienen und für alles, was mit Zahlen zu tun hat, ohnehin das altbekannte Programm. Sie legen selbst fest, wie viele Spalten und Tabellenblätter es braucht, und können mehreren Personen Bearbeitungsrechte geben. So lassen sich Arbeitszeiten und Urlaubsanträge unkompliziert organisieren, ganz ohne Einarbeitungszeit.

Wo die vertraute Tabelle an ihre Grenzen stößt

Die Schwierigkeiten zeigen sich meist erst später. Am Monatsende soll jemand der Steuerberatung eine Übersicht über Anwesenheiten und Abwesenheiten schicken, damit die Lohnabrechnung laufen kann. Dann wirkt eine Summe plötzlich falsch, und den ursprünglichen Eintrag findet niemand mehr. Schnell steht ein falsches Datum, eine vergessene Zeile oder eine nie aktualisierte Summe drin, und man merkt es nicht. Die Tabelle übernimmt einfach, was eingetragen wird, egal von wem.

In der Praxis gibt es außerdem selten eine einzige Datei für alle. Meist führt jede Person ihre eigene Tabelle, und jemand muss sie am Monatsende einsammeln und zusammenführen. Wer seine Stunden nicht eingetragen hat, fällt erst spät auf, und erinnern lässt sich nur von Hand. Wollen Sie das automatisieren, landen Sie schnell bei eigenen Makros und bauen am Ende Ihre eigene Personalsoftware. Auch für die Steuerberatung wird es mühsam, denn statt eines sauberen Exports bekommt sie viele einzelne Dateien.

Hinzu kommen die Versionen. Zwischen Änderungen, E-Mails, Bearbeitungen und Umbenennungen wird schnell unklar, welche die "_final.xlsx" wirklich ist. Das macht Excel nicht zu einem schlechten Programm. Es war nur nie als Personalverwaltung für mehr als ein paar Leute gedacht.

Wann ergibt Excel also noch Sinn?

Als grobe Faustregel reicht Excel meistens für ein bis drei Personen an einem Standort, vorausgesetzt, jemand hat jeden Monat wirklich Zeit, es zu pflegen.

Anstrengend wird es, sobald mehr Mitarbeitende dazukommen, vielleicht sogar mehrere Standorte, und sobald Freigaben oder der Überblick einer Führungskraft gebraucht werden. Vor allem, wenn Personalarbeit nicht Ihre eigentliche Aufgabe ist, wird es schnell unübersichtlich und schwer zu handhaben.

Warum das wichtig ist

Unternehmen müssen seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 Beginn, Ende und Pausenzeiten jedes Arbeitstages ihrer Mitarbeitenden erfassen, nicht nur die Tagessumme. Ein eigenes Gesetz dafür gibt es noch nicht, aber den Entwurf, der seit einer Weile diskutiert wird. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen ist bisher nicht vorgesehen.

Diese Pflicht kann auch eine Excel-Tabelle technisch erfüllen, wenn jeder Eintrag vollständig, datiert und revisionssicher ist. In der Praxis hakt es genau an diesem letzten Punkt. Es gibt keinen Nachweis, wer wann was eingetragen hat, und keinen Schutz davor, dass eine Zelle nachträglich geändert wird.

Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Lösung das leistet, sprechen Sie am besten mit der Steuerberatung oder einer Fachperson für Arbeitsrecht. Das ist keine Rechtsberatung, und die rechtliche Lage kann sich seit Veröffentlichung dieses Artikels im Oktober 2026 geändert haben.

Wo Gemploy ansetzt

Gemploy wurde für kleinere Unternehmen entwickelt, die ihre Zeiterfassung zentral an einem Ort haben wollen. Schon ein Team aus zwei Personen kann damit Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Stammdaten an einem Ort verwalten. Jeder Eintrag ist datiert. Das heißt, bei der Übergabe an die Lohnabrechnung muss niemand mehr hektisch nach der aktuellsten Datei oder den richtigen Arbeitszeiten suchen. Für Unternehmen mit bis zu 9 Mitarbeitenden ist Gemploy kostenlos. Danach kostet es 5 € (zzgl. MwSt.) pro Mitarbeitendem und Monat. So bekommt Ihr Team Struktur, bevor es unübersichtlich wird, und wächst mit dem Tool mit.