Personalmanagement für kleine Unternehmen: Was Sie wirklich brauchen

Im Kern läuft Personalmanagement in einem kleinen Unternehmen auf eine Handvoll Aufgaben hinaus: Stammdaten der Mitarbeitenden pflegen (Verträge, Adressen, Bankverbindungen), Arbeitszeiten erfassen, Urlaub genehmigen, Krankmeldungen festhalten, unterschriebene Dokumente so ablegen, dass man sie wiederfindet, und die Zahlen für die Lohnabrechnung an die Steuerberatung weitergeben. Gerade am Anfang braucht es dafür vor allem einen festen Ort, damit nichts vom eigenen Gedächtnis oder von E-Mails abhängt.

Personalmanagement nebenbei erledigt

Als Gründende haben Sie zu viel um die Ohren, um der Personalarbeit früh die nötige Aufmerksamkeit zu schenken. Irgendwo zwischen Vertriebsgesprächen und E-Mails an Lieferanten behalten Sie trotzdem im Blick, wer nächste Woche Urlaub hat, wessen Vertrag noch eine Unterschrift braucht und was die Steuerberatung bis Monatsende benötigt. Personalarbeit ist nicht Ihr Fachgebiet, aber Sie machen sie trotzdem. Bei zwei, fünf oder zehn Mitarbeitenden fehlen Budget und Bedarf für eine eigene Stelle, zumindest noch.

Die eigentliche Frage ist nicht, ob Sie schon jetzt eine eigene Personalstelle oder -abteilung brauchen, sondern wie Sie sich diesen Teil schon jetzt leichter machen.

Wann Excel an seine Grenzen stößt

Eine Tabelle funktioniert gut für die ersten paar Mitarbeitenden. Die Probleme fangen an, sobald Stammdaten über E-Mails verstreut sind, ein unterschriebener Vertrag in irgendeinem Ordner landet und zwei Versionen derselben Datei mit unterschiedlichen Zahlen kursieren. Wo genau das kippt, damit haben wir uns hier ausführlich beschäftigt.

Das ist kein Zeichen dafür, dass Sie der Personalverwaltung nicht gewachsen sind. Es zeigt aber auf, dass Personalmanagement nicht mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Worauf es wirklich ankommt

Für kleinere Unternehmen zählen (bei der Mitarbeiterverwaltung) vier Dinge:

• Stammdaten: Ein Ort für persönliche Daten wie Adressen und Bankverbindungen, damit nichts in einer alten E-Mail untergeht.
• Zeiterfassung: Eine einfache Möglichkeit, Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu erfassen, ohne ständiges Nachfragen.
• Zentrale Dokumentenablage: Verträge und persönliche Daten an einem Ort, sodass nichts vom Gedächtnis einzelner abhängt.
• Übergabe für die Lohnabrechnung: Die Steuerberatung erhält zum Monatsende saubere Zahlen, ohne sie ein zweites Mal abzutippen.

Das war's. Die Liste ist kürzer, als die meisten Anbieter von Personalsoftware Ihnen weismachen wollen.

Welche Personalsoftware-Funktionen Sie getrost weglassen können

Natürlich lässt sich weit mehr tun als die vier Punkte oben. Aber ein noch wachsendes Unternehmen, ob mit fünf oder auch mit dreißig Mitarbeitenden, braucht selten eine komplexe Recruiting-Pipeline oder Mitarbeiterbefragungen. Das sind wichtige Themen, nur eben noch nicht jetzt. Wer solche Software kauft, zahlt für ein Werkzeug, in das man erst hineinwachsen muss. Das eigentliche Problem, verstreute Stammdaten, bleibt oft ungelöst. Und zu welchem Preis?

Einfache Personalsoftware für kleine Unternehmen

Der Markt ist voll von Personalsoftware, die eine schlankere Mitarbeiterverwaltung verspricht, oft mit KI-Auswertungen. Da fällt es schwer, zu wissen, was zu Ihnen und Ihrem Budget passt.

Zwei Gründer kennen dieses Problem aus eigener Erfahrung: Über zwanzig Jahre in der eigenen Softwarefirma und der Personalarbeit nebenbei. Gemploy bringt Mitarbeitende, Zeiterfassung, Abwesenheiten und die Vorbereitung der Lohnabrechnung an einen Ort und wendet festgelegte Regeln für jeden Arbeitsort automatisch an, egal ob das ein anderes Bundesland oder ein ganz anderes Land ist. Gemploy ist für alle gedacht, die gerade erst anfangen und nicht für Funktionen oder Lizenzen zahlen wollen, die sie noch gar nicht brauchen. Für Teams unter 9 Mitarbeitenden fallen keine Kosten an, danach gibt es einen Tarif, der monatlich kündbar ist: 5 € (zzgl. MwSt.) pro Mitarbeitendem und Monat.

Gemploy bringt Mitarbeitende, Stammdaten und den Export an einem Ort zusammen, sodass die Übergabe der Lohnabrechnung an die Steuerberatung Minuten statt Stunden dauert.