Vorlage
Mitarbeiterliste: Excel-Vorlage
Eine schlanke Stammdatenliste: Personalnummer, Name, Eintritt, Position, Wochenstunden. Bewusst ohne Felder, die Sie in einer Tabelle besser nicht führen. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Keine E-Mail, keine Registrierung. Der Download startet sofort. · Excel-Datei (.xlsx), öffnet auch in LibreOffice Calc · 10 Spalten · 40 vorbereitete Zeilen
- 0 € · dauerhaft
- Ohne Anmeldung
- Keine E-Mail-Adresse
- Deutsch & Englisch
| # | A | B | C | D | E | F | … |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mitarbeiterliste | … | |||||
| 2 | … | ||||||
| 3 | Personalnr. | Nachname | Vorname | Eintritt | Austritt | Position | … |
| 4 | 0001 | Mustermann | Alex | 01.09.2026 | Disposition | … | |
| 5 | … | ||||||
| 6 | … | ||||||
| 7 | … | ||||||
| 8 | … | ||||||
| 9 | … |
In drei Minuten einsatzbereit
So nutzen Sie die Vorlage
Eine Zeile pro Mitarbeitendem; ausgeschiedene Personen bekommen ein Austrittsdatum statt gelöscht zu werden.
Die Personalnummer sollte zu Ihrer Lohnabrechnung passen. Sonst hilft die Liste beim Abgleich nicht.
Legen Sie die Datei an einem Ort ab, auf den nur Personen mit Personalverantwortung zugreifen können.
Vereinbaren Sie eine feste Frist, zu der Sie ausgeschiedene Personen aus der Liste entfernen.
Wenn die Tabelle nicht mehr reicht
Gemploy ist eine Personalverwaltung aus Hamburg. Bis einschließlich 10 aktive Nutzer kostenlos, ohne Zeitlimit.
Ehrlich gesagt
Wo diese Vorlage an ihre Grenzen kommt
Eine Mitarbeiterliste ist eine Sammlung personenbezogener Daten. Das bringt Pflichten mit sich, die eine Datei nicht von selbst erfüllt:
Zugriff lässt sich kaum begrenzen
Wer den Ordner sieht, sieht die ganze Liste. Eine Beschränkung auf einzelne Spalten oder auf den eigenen Bereich ist in einer geteilten Datei praktisch nicht durchsetzbar. Die DSGVO verlangt aber, den Zugriff auf das Erforderliche zu begrenzen.
Löschfristen laufen nicht von selbst ab
Personaldaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie gebraucht werden oder Aufbewahrungsfristen bestehen. In einer Tabelle erinnert niemand daran; alte Zeilen bleiben oft jahrelang stehen.
Keine besonderen Kategorien in die Tabelle
Gesundheitsdaten, Schwerbehinderung, Religionszugehörigkeit oder Gewerkschaftsmitgliedschaft sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Die Vorlage sieht dafür bewusst keine Spalten vor. Solche Angaben gehören nicht in eine allgemein zugängliche Liste.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Auch kleine Betriebe müssen die Verarbeitung von Beschäftigtendaten in der Regel nach Art. 30 DSGVO dokumentieren. Die Datei selbst ist kein Nachweis dafür.
Stand: 2026-08-18 · Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Welche Felder gehören in eine Mitarbeiterliste?
Nur das, was Sie für den jeweiligen Zweck brauchen: Identifikation, Beschäftigungsverhältnis und Erreichbarkeit im Betrieb. Alles Weitere gehört in die Personalakte mit engerem Zugriff, nicht in eine Übersichtsliste.
Wie lange darf ich Daten ausgeschiedener Mitarbeitender aufbewahren?
So lange, wie ein konkreter Zweck oder eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist es verlangt. Die Fristen unterscheiden sich je nach Unterlage erheblich. Für die Übersichtsliste selbst gibt es meist keinen Grund, ausgeschiedene Personen dauerhaft zu führen.
Darf ich Geburtsdaten aufnehmen?
Wenn Sie einen konkreten Zweck haben, etwa Jugendarbeitsschutz oder die Zuordnung in der Lohnabrechnung. Für eine reine Übersichtsliste ist das Geburtsdatum meist nicht erforderlich, deshalb ist die Spalte optional gehalten.