Vorlage
Zeiterfassung: Excel-Vorlage
Eine Tabelle pro Mitarbeitendem und Monat: Datum, Beginn, Ende, Pause. Die Nettoarbeitszeit und die Monatssumme rechnet die Datei selbst. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Keine E-Mail, keine Registrierung. Der Download startet sofort. · Excel-Datei (.xlsx), öffnet auch in LibreOffice Calc · 6 Spalten · 31 vorbereitete Zeilen · 32 Formeln
- 0 € · dauerhaft
- Ohne Anmeldung
- Keine E-Mail-Adresse
- Deutsch & Englisch
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| 1 | Zeiterfassung | |||||
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| 3 | Mitarbeiter/in: | Monat: | ||||
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| 5 | Datum | Beginn | Ende | Pause (Min.) | Nettoarbeitszeit (Std.) | Bemerkung |
| 6 | 01.09.2026 | 08:00 | 16:30 | 30 | 8,00 | Beispielzeile, bitte überschreiben |
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In drei Minuten einsatzbereit
So nutzen Sie die Vorlage
Legen Sie pro Mitarbeitendem und Monat eine Kopie an. Der Dateiname sollte beides enthalten.
Tragen Sie Beginn, Ende und Pause ein; die Spalte „Nettoarbeitszeit“ rechnet automatisch.
Die Pause wird in Minuten erfasst, damit die Berechnung ohne Zeitformat-Fallen funktioniert.
Die Berechnungsspalten sind gesperrt, damit sie nicht versehentlich überschrieben werden. Der Schutz ist ohne Passwort und lässt sich jederzeit aufheben. Er schützt vor Versehen, nicht vor Änderungen.
Wenn die Tabelle nicht mehr reicht
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Ehrlich gesagt
Wo diese Vorlage an ihre Grenzen kommt
Eine Excel-Datei ist ein gutes Rechenblatt, aber kein Aufzeichnungssystem. Diese Punkte sollten Sie kennen, bevor Sie sie dauerhaft einsetzen:
Nachträglich änderbar, und das sieht niemand
Nach der Rechtsprechung des EuGH (C-55/18) und des BAG (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber ein System einrichten, mit dem die Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst wird. Eine Datei, die jeder Beteiligte ohne Protokoll überschreiben kann, erfüllt das nicht: Es gibt keine Historie, aus der hervorgeht, wer wann welchen Wert geändert hat.
Aufzeichnungspflichten mit Fristen
Für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG gilt § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens sieben Tage nach der Leistung aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Ob eine Tabelle diese Frist eingehalten hat, lässt sich ihr später nicht ansehen.
Personaldaten in einer freien Datei
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. In einer Datei auf einem Laptop oder in einem geteilten Ordner fehlen die Dinge, die die DSGVO voraussetzt: geregelter Zugriff, nachvollziehbare Änderungen und ein Löschkonzept mit Fristen.
Keine Prüfung von Höchstarbeitszeit und Ruhezeit
Die Vorlage rechnet, sie warnt nicht. Überschreitungen der Höchstarbeitszeit oder unterschrittene Ruhezeiten nach ArbZG müssen Sie selbst erkennen.
Stand: 2026-08-18 · Alle Angaben ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist eine Excel-Zeiterfassung erlaubt?
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Medium vor, auch Papier oder eine Tabelle sind zunächst möglich. Die Rechtsprechung verlangt aber ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Je größer der Betrieb und je mehr Personen dieselbe Datei ändern, desto schwerer ist das mit einer Tabelle zu belegen.
Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren?
Im Anwendungsbereich des § 17 MiLoG zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Andere Aufbewahrungsfristen, etwa aus dem Steuer- oder Sozialversicherungsrecht, können länger sein.
Rechnet die Vorlage Überstunden aus?
Sie rechnet die tatsächliche Nettoarbeitszeit je Tag und die Monatssumme. Ein Abgleich mit der vertraglich vereinbarten Sollzeit ist nicht enthalten, weil der je nach Vertrag und Arbeitszeitmodell unterschiedlich aussieht.
Kann ich die Vorlage anpassen?
Ja. Der Blattschutz ist ohne Passwort gesetzt und lässt sich in Excel und LibreOffice Calc aufheben. Er soll nur verhindern, dass die Formelspalten versehentlich überschrieben werden.